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财务Excel达人养成术
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我们能否深思过:平常任务中的数据剖析和表格体例的任务量真有那末年夜吗?有无具有“没有艰难,制造艰难也要上”的景象?我们的表格从字段设置、行列结构到数据格局设置,另有数据剖析流程、本人的Excel操作习气,这此中各个环节具有甚么成绩没?有无可优化的中央?重庆东银控股团体贵州黔西石桥煤业无限公司财政总监罗惠平易近,就是一名“骨灰级”Excel达人,善于探索Excel的弱小功用来晋升任务效力。
晋升数据处置效力
罗惠平易近婉言,如今良多财政人已学会运用的功用或许不到Excel功用的20%。平常运用得较多一点的Excel功用有:经常使用函数、挑选、排序、汇总、数据透视、前提格局、数据无效性等等;其实,另有冷门一点的功用如定位、兼并计较、模仿剖析、单变量求解;高端一点的另有能够用来编写各类使用的VBA。先不说这些功用真正会使用的有几,至多该当要晓得Excel有这些功用,它们能做甚么。“只要对Excel弱小的功用有所理解,才会在碰到成绩的时分,起首想到用这些功用去处理成绩,而不是傻乎乎地采取手工办法。”罗惠平易近倡议,能够看协助、搜帖子,有需求就有进修的动力,经过自我进修处理了成绩,任务效力年夜幅进步,就会进一步进步进修的兴味。
在理解了Excel的弱小功用后,假如不停止继续深化的进修,异样没法控制其根本的功用用法和适用技能。数据处置效力低下另有一个主要的缘由:满意于以后的处理计划,假如做表格时感觉数据处置效力不高、反复任务量年夜,请先别忙着专心苦干,想想,办法是否是错了?假如没错,那此办法是否是最优的?是否是该向“谷哥”、“度娘”追求更佳的处理计划?
罗惠平易近以为,年夜局部财政人员对Excel的弱小有足够的看法,也控制了一些经常使用的功用,可是,因为缺少对这些功用的灵敏使用,操作效力仍然不高。比方查找交换是Excel最多见的功用之一,但年夜局部人对其看法也仅限于复杂的查找交换。实践上查找交换可完成良多功用,应用好了可年夜年夜进步操作效力。
不会灵敏使用的别的一个表示就是在表格制造的思绪上,罗惠平易近举例,比方每一个月填报的报表年夜局部都是相反的,如条约汇总表、月度运营剖析。这些报表都是对数据停止剖析加工剖析后填报的,要剖析的数据每一个月的表格格局都是一样的,能够经过体例公式、分离标准性的任务表定名、查找交换功用来创新这些报表:只需将上月的报表复制一份,将根底数据放到指定的文件夹,经过查找交换来批量修正公式援用的表格便可完成本月报表的统计剖析,省却了少量反复休息,极年夜地进步任务效力。
“Excel数据处置任务中还埋伏着一个有形杀手,就是不良的操作习气。”罗惠平易近特地强调,局部财政人员因为Excel常识缺少,碰到成绩只要运用笨方法来处理,一朝一夕,养成了欠好的操作习气,而这些习气乃至又进一步给数据处置形成了妨碍。他又举例道,在清单型的表格中习气性地运用多行表头、斜线表头、兼并单位格等等,习气性地在清单型表格内拔出小计行,而这些不良的操作习气给前期的数据处置带来很年夜的妨碍,极年夜影响了数据处置效力。
“Excel要充沛发扬其弱小的数据剖析功用有一个根本条件:表格设想公道和数据录入标准。这就请求我们运用Excel时要具有优良的数据治理理念。”罗惠平易近进一步注释,数据治理理念是金字塔的塔底,两头是表格设想标准,塔尖才是根本操作及函数、VBA。假如没有优良的数据治理理念和操作习气,一味去寻求进修操作技能和繁杂的公式,常常招致空有实际却没法发挥。沙地上是盖不起高楼的,初学者不要热中于技能而疏忽了表格设想根本标准。
遵照Excel六年夜准绳
运用Excel表格的手段就是对根底数据停止加工剖析后,拾掇出需求的消息,然后制造出报表,提交给消息的终究运用者。数据量较年夜时,各环节中,最要害、最繁杂,乃至间接决议终究报表质量的就是数据处置环节,因此,停止Excel表格设想时就要一切以数据加工为核心,一直以“为数据加工效劳”为准绳。基于此,罗惠平易近强调在Excel表格设想时要遵照六年夜准绳。
在实践任务中,要有优良的数据治理理念,先依据数据量的巨细肯定需求运用哪些种别的表格,然后依据表格的用处肯定表格的类型,最初再肯定各种表格的全体构造、结构。清单型表格的构造取决于数据的类型和繁杂性,必定要构造复杂、逻辑明晰、无冗余数据、以便当数据加工为准绳;报表型表格以用户需求为准绳,在明晰直不雅地反应消息的根底上,恰当思索报表运用者的习气;其他型表格要以适用、效力为准绳。
“在设想表格时要问本人:此表是用于存储数据仍是作为报表输入。假如用于存储根底数据,那末数据的格局、表格的构造和格局必定要有益于数据的加工剖析,但凡有利于数据加工剖析的构造和格局一概要摒弃。假如是报表输入则不用考究,只需构造明晰、格局美妙、直不雅地反应数据便可。”
保持分歧性准绳是请求表格内、表格之间的字段称号、数据类型、表格构造格局等要坚持分歧。详细来说有三个根本请求:同物同称号、同表同格局、同列同格局。
称号标准、格局标准是要遵照的第三个准绳。表格中的各种数据运用标准的格局,数字就运用惯例或数值型的格局,而不该运用文本型的格局。日期型数据不克不及输出20140106、2014.1.6、14.1.6等不标准的格局。不然在有日期型单位格停止运算时,将影响数据的加工处置,比方,数字运用文本格局,运用SUM函数乞降时就把它视为字符串,乞降后果为零。日期型数据输出相似“2014.1.6”就没法统计日期相隔天数,在运用透视表时没法对日期按月、季、年停止分组。
罗惠平易近还谈到,有些时分,数据的根源不是手工输出,而是从其他零碎导出,比方ERP零碎、网银,这些零碎导出的数据能够其实不标准,比方数字是文本格局、数字后有空格、不成见字符,这时候就需求按标准性准绳转换成规范的数据。
统一事项数据放在统一任务表、统一类型的任务表放在统一个任务簿、统一类任务簿放置在统一文件夹。“只要在数据录入时贯彻全体性准绳,在统计剖析数据、编纂修正公式时才会随心所欲,不用为数据的挪动、兼并、没法批量修正公式而懊恼。”
另外,还要遵照可扩大性准绳,次要表现在编纂公式要有优良的可扩大性。“我们在编纂公式时,招考虑其扩大性,如许才干疾速进步数据剖析效力。体例公式时,单位格援用时应准确运用绝对援用、相对援用、夹杂援用,以便运用鼠标迁延填充柄填没收式。”
对清单型表格运用公式或数据透视表停止统计剖析时,罗惠平易近倡议将清单型表格设为列表(表格),如许当增加新记载时公式或透视表可主动将新增的记载包括出来,不用再手动修正公式的援用范畴。
“运用Excel处置数据时必定要留意数据的平安,不然轻则招致数据丧失,一切都要重新再来,重则形成数据录入过失、剖析后果不准确,给公司带来经济丧失,也影响本人的职业出路。”罗惠平易近特地强调要留意数据的平安。比方,要分发的表格必定要留意维护任务表,仅答应其他用户修正能够修正的单位格;假如援用了其他任务簿的数据,在不需求链接时就应断开链接,免得源表格被删除或挪动后,形成本表数据丧失;断开链接的办法是点击【数据】选项卡→编纂链接→在弹出的“编纂链接”对话框点击右边的“断开链接”按钮。
养成活期备份数据的习气十分主要,罗惠平易近笑谈,“假如你产生过因表格保护或因误操作而将原表格交换失落,招致辛劳几天做进去的表格眨眼间灰飞烟灭的喜剧,领会过那痛彻心扉的后悔,你该当晓得这习气是何等的主要和需要。”
除包管数据平安不丧失以外,还要留意公司和团体消息的平安。不留意维护消息平安,能够会给公司和团体带来无可挽回的丧失。“表格在对外公布之前,必定要反省有没有迟钝数据、有没有不克不及供给的数据未删除。这些数据能够在躲藏的行列中、也能够在躲藏的任务表中。”
罗惠平易近强调,关于消息平安,需求特地提示的是,透视表是会躲藏明细数据的,即便曾经将源文件删除。因此,在对外发送带无数据透视表的表格时必定要留意透视表的源文件能否有迟钝数据,假如有迟钝数据,倡议将透视表转换为一般的表格,再对外发送。
财政剖析图表实战经历
“工欲善其事,必先利其器”,有着丰厚Excel运用技能的罗惠平易近总结了良多实战经历。他倡议,要善用辅佐表格来简化图表的制造。辅佐表格就是将原数据表停止转换或增加响应的辅佐数据,来简化图表的制造。一些图表假如不运用辅佐行列就很难绘制进去,比方价差量差剖析图、各要素影响剖析图、资料进销存比照图等等。
还能够依据需求恰当地设定垂直轴刻度合适的最年夜值、最小值,以一般或弱化数据的转变、比照,让图表来证实、强化财政剖析的论点。与之相似,能够将图表压扁、拉窄,以一般或弱化数据的转变和比照。图表的网格线应细、色彩要淡,有时乃至可撤消。垂直轴可撤消,只标注刻度,假如无数据标签,也能够不要垂直(值)轴。
另外,图表应尽可能简化,在不影响图表浏览和了解的条件下,能删除的图表元素尽可能删除。“图表可恰当地丑化,但留意不克不及丑化过分,要防止花梢,要一般数据自身,而不是图表。因此不用运用图片来丑化图表,除非更有助于了解数据的实质。”
罗惠平易近指出,如非需要,尽可能不要运用平面图,由于平面图设置不妥能够会给人视觉上的错觉,激发读者对数据的误读,除非是无意识地要到达这类成效。假如各项目间不是为了比拟,或一般特定项目,数据系列的色彩可采取统一色彩。比方各项手段出售支出,可以使用统一色彩,而不用运用分歧色彩。
“为了便于浏览,可思索间接标注折线图的各条折线,从而将留意力集合在比拟图形上。条形图最好按巨细次第停止陈列,由于如许让各项手段巨细比拟更直不雅,并且从视觉成效下去看,更美妙。”罗惠平易近还引见道,当需求多维度剖析或展现数据时尽可能运用静态图表,以简化图表的制造,也更便当展现。系列数据差别较年夜时,该当运用次坐标。假如运用统一垂直坐标,将没法看出出售价钱的转变,运用次坐标便可完美地处理此成绩。
出版心得
谈起与Excel的“疑惑之缘”,罗惠平易近回想,2000年末他开端运用Excel办公软件时,最后只是为了满意复杂的办公需求,但是跟着常识的积聚和使用程度的进步,更加感觉Excel巧妙无量。颠末了一段工夫的研究,他用函数和公式胜利编写了迷你记账软件(《逸凡账务零碎》),协助浩繁管帐人员加重了任务的担负,也取得了诸多网友的好评。事先颇感成绩,感觉能够停止一些更年夜的测验考试。当时,又设想了《逸凡任务簿兼并助手》、《逸凡对账妙手》两个收费的软件,连续写了十几篇Excel方面的文章。“写这些文章既是为了与网友分享这些经历技能,追求一点成绩感,也是对常识的拾掇,是深化进修的进程。”
当时应机械工业出书社编纂约请,罗惠平易近决议写一本Excel在财政方面使用的图书。为了能定时交稿而且发扬各自的劣势,他还约请同事钱勇一同写作。2015年1月,集结罗惠平易近多年Excel实战经历的《“偷懒”的手艺:打造财政Excel达人》正式出书刊行。
罗惠平易近很是慨叹地暗示,“数字有时只是一种手腕,自力的数字经常没有任何意义,数字的面前,才是财政的本相。若何将这些本相抽丝剥茧展示在报表运用者的背后,是财政人员该当控制的技艺,而数字本相最直不雅的展示办法是图表。”而教财政人员若何将财政数据酿成可视化的消息、若何制造高雅精巧、商务气质的财政表格,亦是罗惠平易近的初志。 [报道来自:工商代办代理] |
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