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电子会计档案或将正式"登堂入室"
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那一个个让人敬而远之的管帐档案柜,那一间间鲜有人问津的管帐档案室,正酝酿着一场闹哄哄的、深入的反动。这一反动的推手就是财务部、国度档案局日前(12月5日讯)公布的新订正的《管帐档案治理方法(收罗看法稿)》(下称“《收罗看法稿》”)。这意味着,电子管帐档案不久或将正式“登堂入室”。
这是一份与时俱进的管帐档案治理新政。《收罗看法稿》特别针对消息手艺的普遍使用等新的情势,明白了管帐档案的界说和范畴,明白了电子管帐档案的治理请求,完美了管帐档案的保存顺序和请求,并分离各单元实践需求完美或修正了管帐档案移交、应用、保管等相干形式。
特地是,《收罗看法稿》明白了局部电子管帐材料在满意必定前提下可仅以电子方式归档保管,同时完美了管帐档案的保存顺序和请求,惹人关心。
跟着经济社会的开展,跟着各单元消息化程度和精密化治理水平的日趋晋升,愈来愈多的管帐凭证、账簿、报表等管帐材料以电子方式发生和通报,并构成少量的电子管帐档案。跟着运营治理对管帐核算多维消息需求的添加,管帐档案数目年夜幅下降,档案治理任务需求实在思索本钱和效力成绩,管帐档案的保管方式亟需停止革新。
而依照现行的1998年制订的《管帐档案治理方法》,“采取电子计较机停止管帐核算的单元,该当保管打印出的纸质管帐档案”。在消息化时期,电子档案治理的法令标准和手艺手腕已较为幼稚,这类状况下,请求同时保管纸质和电子的管帐档案的意义不年夜,且会年夜年夜添加档案的治理本钱。
为了适应消息化和低碳化的时期开展请求,《收罗看法稿》进一步必定了电子管帐档案的无效性和可替换性(对纸质管帐档案的替换),规则“单元外部构成的电子管帐材料,同时满意以下前提的,可仅以电子方式归档保管”。
这些必需“满意的前提”包罗:电子管帐材料根源实在无效,由响应的消息零碎生成和传输;运用的管帐核算零碎可以精确、完好、无效接纳和读取电子管帐材料数据,可以输入契合归档格局的管帐凭证、账簿、报表等管帐材料,设定并实行了经办、审核、审批等需要的电子签证顺序等。
响应地,上述《收罗看法稿》对电子管帐档案的移交、保存、应用等也提出了相关请求。
实践上,为探究管帐档案电子化治理的无效形式,订正《管帐档案治理方法》,财务部从2010年年末开端,就会同国度档案局赴多家单元展开调研和座谈,并自2012年开端连续挑选中国电信广东省份公司、中国联通团体、中国人保财险等展开管帐档案电子化治理试点任务。试点企业进一步浪费了管帐档案治理本钱,进步了管帐档案治理效力。仅从外部原始凭证的试点成效看,每家单元每一年便可间接浪费纸张、打印耗材及后续处置人力本钱、保管本钱等上万万元,“绿色档案”效应尽显。
别的,实践任务中,为防止能够产生的风险和承当的义务,关于已超越最低保管刻日且契合保存前提的管帐档案,单元卖力人普通也不肯随便保存,以致管帐档案少量占用单元资本、消耗保管本钱。这与现行《管帐档案治理方法》规则了管帐档案保存的详细顺序但未明白保存前的判定任务和相关义务有必定联系。
这一点惹起财务部、国度档案局的高度关心。此次《收罗看法稿》进一步完美了管帐档案的保存顺序和请求。管帐档案的保存是管帐档案治理任务的主要环节,此中,保存判定是保存的条件和根底。此次《收罗看法稿》添加了保存判定的顺序和请求,规则“各单元该当建立档案判定委员会(或小组),活期对已到保管刻日的管帐档案停止判定,并构成管帐档案判定保存看法书。经判定,仍需持续保管的管帐档案,应从头规定保管刻日;对保管期满,确无保管价值的管帐档案,能够停止保存。”同时,此次《收罗看法稿》简化了监销的相关规则。
另外,现行《管帐档案治理方法》采取罗列的体例,提出了4类该当归档的管帐材料,但未对管帐档案外延停止界定。其他管帐材料能否该当归档短少响应判别规范,招致各单元实践中做法具有较年夜差别或许呈现一些争议。此次《收罗看法稿》明白了管帐档案的界说和范畴。
此次《收罗看法稿》还分离实践任务需求,完美或修正了关于延伸管帐档案移交档案机构(档案任务人员)的刻日、完美管帐档案应用的相关请求、明白代办署理记账中触及的管帐档案治理成绩、调剂管帐档案活期保管刻日分类等外容。
依照《收罗看法稿》的请求,12月31日前,各单元将会把看法反应至财务部管帐司。 [报道来自:工商代办代理] |
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